El problema
La campaña concentra en pocas semanas la mayor parte del volumen administrativo del año: documentación de exportación, certificados, albaranes y la trazabilidad que exigen los clientes de destino. Fuera de campaña, ese equipo está parado.
La trazabilidad se llevaba en hojas de cálculo distintas por almacén, lo que funcionaba hasta que un cliente de destino pedía el recorrido completo de un lote y había que reconstruirlo a mano.
Qué hicimos
Corpshore asumió el back office documental con un dimensionamiento por tramos acordado contra el calendario de campaña: el equipo se amplía seis semanas antes del pico y se reduce al terminar.
En paralelo, el equipo de procesamiento de datos consolidó la trazabilidad en un modelo común para todos los almacenes, con validaciones que detectan un lote incompleto en el momento de registrarlo y no cuando lo pide el cliente.
La documentación de exportación se prepara contra una lista de comprobación por país de destino, que era donde se producían los rechazos.
Forma del equipo
Cuatro personas en base, ampliado a catorce durante la campaña, con un responsable de equipo que se mantiene todo el año.
Calendario
Piloto de 30 días fuera de campaña sobre la trazabilidad de un almacén, primera campaña completa cubierta al año siguiente.
Tratamiento de datos y cumplimiento
La información tratada es documentación comercial y de trazabilidad, con datos personales limitados a contactos profesionales. El tratamiento desde fuera del Espacio Económico Europeo se ampara en cláusulas contractuales tipo.
Resultados
- -67 %
- Rechazos documentales en destino
- De 2 días a 15 min
- Tiempo para reconstruir la trazabilidad de un lote
- -35 %
- Coste administrativo de campaña
- -88 %
- Lotes registrados incompletos
Tras introducir la lista de comprobación por país.
Sobre el modelo de trazabilidad consolidado.
Frente a contratar refuerzo temporal cada año.
Detectados en el momento del registro, no al recibir la petición.
Las cifras corresponden al periodo indicado en cada caso y dependen del punto de partida de cada cliente.
Cuando un cliente de Estados Unidos te pide el recorrido de un lote, no puedes tardar dos días en reconstruirlo. Ahora sale en quince minutos.