El problema
La fundación atendía a sus socios con dos personas que compaginaban esa tarea con la gestión de programas. En campañas de captación, la atención se degradaba justo cuando más contacto entrante había, y algunas bajas de socio se producían simplemente por no haber podido resolver una consulta de domiciliación.
La justificación administrativa de subvenciones consumía además una parte del tiempo del equipo de programa, que es el que debería estar ejecutando el proyecto.
Qué hicimos
Corpshore asumió la atención a socios y donantes y la preparación documental de la justificación de subvenciones, con un presupuesto cerrado y transparente que la fundación pudo presentar en su propia memoria de gastos.
El equipo gestiona altas, bajas, cambios de domiciliación y consultas sobre el destino de los fondos, que es la pregunta que más condiciona la permanencia de un socio.
La justificación se prepara contra la lista de requisitos de cada convocatoria y se entrega al equipo de la fundación para revisión y firma, sin sustituir su criterio.
Forma del equipo
Tres agentes y un responsable a tiempo parcial, con refuerzo puntual durante las campañas de captación.
Calendario
Piloto de 30 días sobre la atención a socios, incorporación de la administración de subvenciones en el tercer mes.
Tratamiento de datos y cumplimiento
La base de datos de socios contiene datos personales y de domiciliación bancaria. El tratamiento desde fuera del Espacio Económico Europeo se ampara en cláusulas contractuales tipo, con evaluación de impacto de la transferencia y acceso restringido: el agente ve el estado de la domiciliación, no el número de cuenta completo.
Resultados
- 98 %
- Consultas de socios atendidas
- -43 %
- Bajas de socio por incidencia no resuelta
- -51 %
- Coste de la función de atención
- +22 h/mes
- Horas del equipo de programa recuperadas
Frente al 64 % cuando la atención la compaginaba el equipo de programa.
Medido a doce meses sobre la misma base.
Frente al coste interno equivalente en España.
Al dejar de preparar la justificación documental.
Las cifras corresponden al periodo indicado en cada caso y dependen del punto de partida de cada cliente.
Cada euro que no gastamos en estructura va a programa, y eso lo tenemos que poder explicar en la memoria. Por eso necesitábamos un presupuesto cerrado y transparente.