Administración de subcontratas y ciclo de facturación para una constructora

El problema

Una constructora con obra simultánea en varias provincias administra decenas de subcontratas, cada una con su documentación de coordinación de actividades empresariales, sus certificados de estar al corriente y sus certificaciones mensuales. El trabajo es repetitivo, tiene consecuencias legales si falla y suele recaer en jefes de obra que deberían estar en la obra. Cuando la documentación de una subcontrata caduca, el acceso al tajo se bloquea y la planificación se resiente. Y el ciclo de cobro se alarga porque una certificación mal soportada documentalmente se discute, y mientras se discute no se paga.

Qué hicimos

• Centralizar el control documental de coordinación de actividades empresariales, con vencimientos vigilados antes de que caduquen y no después
• Devolver al jefe de obra el tiempo administrativo, dejando en obra la decisión técnica y fuera de obra la gestión del expediente
• Preparar la certificación mensual con el soporte documental completo desde el principio, porque una certificación bien soportada se discute menos
• Seguir el ciclo de cobro por edad de la factura y por causa de la demora, distinguiendo la discrepancia real del simple retraso
• Trabajar dentro del ERP del contratista, sin construir un registro paralelo que haya que conciliar

Qué se mediría

Los indicadores contra los que se dirigiría el servicio, con su definición. No llevan valor asociado: un objetivo numérico antes de ver los datos del cliente es una promesa, y la definición es la parte que sí es cierta antes de empezar.

• Proporción de subcontratas con documentación vigente en todo momento, medida en continuo y no en auditoría puntual
• Número de bloqueos de acceso a obra por documentación caducada
• Horas administrativas devueltas al jefe de obra
• Antigüedad media de la factura emitida, desglosada por causa de demora
• Proporción de certificaciones aceptadas sin discrepancia documental en el primer envío