Cómo contratan las administraciones españolas servicios de BPO: plataforma, ROLECE y pliegos
Equipo editorial de Corpshore España · · 7 min de lectura
En resumen: la contratación pública española se canaliza por la Plataforma de Contratación del Sector Público. La inscripción en el ROLECE es voluntaria con carácter general, pero obligatoria para el procedimiento abierto simplificado y el abreviado. Los pliegos de BPO suelen añadir requisitos de Esquema Nacional de Seguridad, protección de datos y, según el territorio, lengua cooficial.
Para una empresa acostumbrada al sector privado, la contratación pública española parece más opaca de lo que es. El procedimiento está regulado, la información es pública y los requisitos están escritos, pero el vocabulario es propio y los plazos no perdonan.
Este artículo explica el recorrido para un servicio de externalización, señalando los dos o tres puntos donde una empresa sin experiencia previa queda fuera por un detalle formal.
¿Dónde se publican las licitaciones públicas españolas?
En la Plataforma de Contratación del Sector Público, que es el punto de acceso único a la información de contratación de la Administración General del Estado y de los organismos que se han adherido a ella. Muchas comunidades autónomas mantienen además sus propios portales, agregados a la plataforma estatal.
Lo relevante para una empresa proveedora es que la presentación de ofertas es electrónica y que el perfil de contratante de cada órgano publica allí los pliegos completos. No hay que pedir el pliego: está publicado y es la fuente que decide si puede presentarse.
El pliego de cláusulas administrativas particulares y el pliego de prescripciones técnicas son los dos documentos que importan. El primero fija cómo se contrata y el segundo qué se contrata; la mayoría de las exclusiones se producen por el primero, no por el segundo.
¿Es obligatorio inscribirse en el ROLECE?
Aquí está la distinción que más confusión genera. El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público es voluntario con carácter general: no hace falta estar inscrito para concurrir a cualquier licitación.
Pero la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público exige la inscripción para participar en el procedimiento abierto simplificado y en el abreviado. Como una parte importante de los contratos de servicios de tamaño medio se tramita precisamente por esa vía, en la práctica la inscripción deja de ser opcional para quien quiera presentarse con regularidad.
La inscripción es gratuita, se tramita de forma electrónica en el registro con certificado electrónico, y no es inmediata. Iniciarla cuando ya hay una licitación publicada suele llegar tarde.
¿Qué acredita el ROLECE y qué trabajo ahorra?
Acredita las condiciones de aptitud del empresario inscrito: personalidad, capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera, y clasificación cuando proceda.
El ahorro práctico es que exime de presentar esa documentación en cada procedimiento al que se concurra, siempre que los datos consten correctamente inscritos y actualizados. La coletilla sobre la actualización no es menor: un dato desfasado en el registro produce el mismo efecto que no estar inscrito.
¿Qué requisitos técnicos aparecen en un pliego de BPO?
Tres familias, con regularidad. La primera es seguridad de la información: los pliegos del sector público exigen el cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad para los sistemas que soportan el servicio, y con frecuencia piden la declaración o la certificación de conformidad correspondiente.
La segunda es protección de datos: acuerdo de encargo de tratamiento, condiciones de subcontratación y, cuando el servicio implica tratamiento fuera del Espacio Económico Europeo, los instrumentos de transferencia aplicables. Un pliego puede excluir directamente el tratamiento fuera de la Unión Europea, y conviene leer esa cláusula antes de diseñar la solución, no después.
La tercera, en comunidades autónomas con lengua cooficial, es la atención en esa lengua. Suele formularse como requisito y no como criterio puntuable, lo que significa que no cumplirlo excluye.
¿Qué conviene comprobar antes de presentarse?
Primero, el procedimiento: si es abierto simplificado o abreviado, sin inscripción vigente en el ROLECE no hay oferta posible.
Segundo, la categoría del Esquema Nacional de Seguridad exigida y si el pliego pide declaración de conformidad o certificación por entidad acreditada. No son lo mismo y la diferencia decide si puede concurrir.
Tercero, la cláusula de tratamiento de datos, en concreto si admite o excluye el tratamiento fuera del Espacio Económico Europeo. Diseñar una solución con centro de entrega en un tercer país para un pliego que lo prohíbe es tiempo perdido.
Y cuarto, los plazos. La contratación pública no admite subsanación de todo, y un plazo de presentación es de los elementos que no se negocian.
Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico. Trabajamos junto a sus asesores legales, no en su lugar.